PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN PADA PELAKU USAHA

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN PADA PELAKU USAHA

Pendahuluan

Sebagai dampak berkembangnya bidang usaha di Indonesia diantaranya adalah meningkatnya kesadaran konsumen dalam menggunakan produk yang bermutu dan bertambahnya jumlah pelaku usaha yang melakukan aktivitas usaha, akan berakibat tingkat persaingan antar pelaku usaha semakin ketat. Hanya produsen atau peaku usaha dengan produk yang berkualitas yang akan dapat menggaet para konsumen dan produsen atau pelaku usaha yang menghasilkan produk kualitas rendah akan tersingkir secara alami. Salah satu strategi agar produk yang dihasilkan oleh produsen cukup berkualitas adalah dengan menerapkan Sistem Manajemen.

Prosedur Penerapan Sistem Manajemen.

Pemerintah melalui Permentan nomor 355 tahun 2015 telah membuat suatu kebijakan bahwa pengawasan proses produksi benih dapat dilakukan oleh instansi yang mempunyai tugas dan fungsi pengawasan mutu dan sertifikasi benih serta lembaga sertifikasi sistem manajemen mutu.

Mengacu pada permentan tersebut PT. Agri Mandiri Lestari menindak lanjuti dengan membentuk Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu Benih & Bibit (Lembaga sertifikasi) guna membantu pemerintah melakukan sertifikasi terhadap para pelaku agri bisnis.
Bagi pelaku yang melakukan sertifikasi melalui lembaga sertifiksi lingkup PT. Agri Mandiri, tahapan yang harus dilalui adalah sebagai berikut :

  • Penyusunan dokumen mutu
  • Permohonan sertifikasi kepada lembaga sertifikasi lingkup PT. Agri Mandiri Lestari
  • Proses audit
  • Keputusan sertifikasi
  • Penyerahan Sertifikat.

Pelaksanaan

1. Penyusunan dokumen mutu

Sebelum mengajukan permohonan sertifikasi, pelaku usaha harus menyususn dokumen mutu terlebih dahulu.

Pada dasarnya dokumen mutu memuat komitmen-komitmen yang akan dilakukan dan cara melakukan komitmen tersebut.

2. Kerahasiaan

  • Sebelum pelaksanaan sertifikasi, Lembaga sertifikasi membuat perjanjian kerja yang berkekuatan hukum dengan klien, diantaranya menyangkut pengamanan kerahasiaan informasi sertifikasi.
  • Sebelum pelaksanaan sertifikasi, Lembaga sertifikasi menginformasikan kepada klien hal-hal yang menjadi wilayah publik.
  • Lembaga sertifikasi akan meminta ijin secara tertulis terlebih dahulu terhadap klien apabila akan menginformasikan data klien kepada publik.

3. Permohonan Sertifikasi SMM

Permohonan sertifkasi SMM di ajukan kepada Lembaga sertifikasi dengan menggunakan prosedur yang telah ditetapkan dengan dilampiri dokumen mutu dari pihak yang mengajukan permohonan.

Informasi yang harus dicantumkan dalam permohonan meliputi : ruang lingkup sertifikasi yang diinginkan, gambaran umum melalui pelaku usaha dan standar atau persyaratan lain keperluan sertifikasi organisasi serta penggunaan konsultasi yang berkaitan dengan manajemen.

4. Proses Audit

Lembaga sertifikasi akan menentukan permohonan apakah LSSM Benih & Bibit bisa menindak lajuti permohonan atau tidak. Apabila bisa menindak lanjuti, maka langkah awal yang dilakukan Lembaga sertifikasi adalah melakukan audit terhadap kecukupan dokumen yang bersangkutan (audit tahap 1). Apabila proses audit kecukupan sudah selesai, dilanjutkan dengan audit lapangan.

Lembaga sertifikasi tidak melakukan audit terhadap pelaku usaha yang telah diberikan konsultasi oleh pihak-pihak yang ada hubungannya dengan Lembaga sertifikasi. Dalam pelaksanaan audit, auditor akan :

  1. Menguji dan memverifikasi struktur, kebijakan, proses, prosedur, rekaman dan dokumen terkait dari organisasi klien sesuai dengan sistem manajemen.
  2. Menentukan bahwa hal tersebut memenuhi seluruh persyaratan yang sesuai dengan lingkup sertifikasi yang dimaksud.
  3. Menentukan bahwa prosedur ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara secara efektif.
  4. Mengkomunikasikan kepada klien atas setiap tindakannya yang tidak konsisten antara kebijakan, sasaran dan target klien dengan hasil yang dicapai.
  5. Memberikan batas waktu dalam menindaklanjuti hasil temuan.

5. Proses Sertifikasi

  • Pemberian Sertifikasi

Sertifikat Sistem Mutu akan diberikan kepada pelaku usaha apabila semua tahapan Sertifikasi yang ditetapkan Lembaga sertifikasi dilalui dan dipenuhi.

  • Penolakan

Lembaga sertifikasi menolak atau tidak dapat melayani permohonan sertifikasi yang ruang lingkupnya tidak dimiliki oleh Lembaga sertifikasi.

  • Pemeliharaan

Selama berlakunya Sertifikat Sistem Mutu, Lembaga sertifikasi melalui Auditor akan melakukan survailen guna melakukan evaluasi tentang pelaksanaan Sertifikasi Sistem Mutu. Survailen dilakukan pada tahun pertama dan kedua.

Sebelum masa berlaku Sertifikat berakhir, Lembaga sertifikasi akan melakukan audit Sertifikasi ulang.

  • Perluasan Ruang Lingkup Sertifikasi/ perubahan.

Pelaku usaha bisa melakukan perluasan ruang lingkup sertifikasi. Prosedur yang harus dilakukan pelaku usaha adalah mengajukan permohonan perluasan ruang lingkup dengan melampirkan dokumen mutu yang telah direvisi. Lembaga sertifikasi akan melakukan audit sebelum ruang lingkup yang baru dilaksanakan.

  • Pengurangan

Pengurangan ruang lingkup sertifikasi bisa disebabkan oleh permintaan pelaku usaha atau ada bagian-bagian tertentu tidak memenuhi persyaratan sertifikasi.

  • Pembekuan dan Pencabutan

Pembekuan dilakukan apabila ditemukan bukti bahwa pelaku usaha melanggar ketentuan yang ada, atau meminta pembekuan secara sukarela. Pembekuan dilakukan paling lama 6 bulan dan selama periode tersebut pelaku usaha harus melakukan perbaikan terhadap pelanggaran yang dilakukan. Apabila sampai batas waktu yang ditentukan pelaku usaha belum dapat menyelesaikan masalah pokoknya, Lembaga sertifikasi akan mencabut atau mengurangi ruang lingkup sertifikasinya.

  • Penundaan

Pelaku usaha yang belum menyelesaikan kewajibannya, Lembaga sertifikasi akan melakukan penundaan pemberian sertifikat system manajemen mutu sampai seluruh kewajiban pelaku usaha diselesaikan.

  • Pemulihan

Terhadap pelaku usaha yang sertifikat sertifikasi sistim manajemennya dibekukan yang disebabkan melakukan kesalahan, Lembaga sertifikasi akan memulihkan apabila pelaku usaha telah memperbaiki kesalahannya.

  • Wilayah Kegiatan Sertifikasi

Lembaga sertifikasi melakukan kegiatan sertifikasi di seluruh wilayah Republik Indonesia.

6. Keputusan Sertifikasi

Keputusan sertifikasi akan dikeluarkan apabila proses audit telah selesai dilakukan dimana semua temuan auditor telah ditindak lanjuti oleh audite dan telah dinyatakan ditutup oleh auditor.

Dalam membuat suatu keputusan sertifikasi tidak hanya berdasarkan hasil audit tetapi juga memperhatikan hal lain yang berkaitan dengan permohonan sertifikasi.

Untuk keputusan sertifikasi ulang akan dikeluarkan apabila klien telah menyelesaikan proses sertifikasi ulang paling lambat 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya sertifikat.

7. Penyerahan Sertifikat

Penyerahan sertifikat kepada klien dilakukan sesuai kesepakatan. Sertifikasi berlaku mulai efektif setelah tanggal keputusan sertifikasi dan berlaku selama 3 tahun dengan ruang lingkup yang dilaksanakan oleh pemohon/pelaku usaha sesuai ruang lingkup yang tercantum dalam sertifikat.

Hak dan Kewajiban

Pemegang sertifikat SMM mempunyai hak dan kewajiban sebagai berikut :

1. Hak

  • Pelaku usaha yang bersangkutan dicantumkan dalam direktori Lembaga sertifikasi.
  • Pelaku usaha yang bersangkutan diberi hak untuk menggunakan lambang berikut:
    • Ukuran diserahkan kepada klien sepanjang dalam pembuatan logo menggunakan alat yang canggih misalnya scanner
    • Bentuk dan warna sesuai dengan bentuk dan warna yang telah ditetapkan.
    • Logo dicantumkan pada kop surat dan reklame bukan pada produk yang dihasilkan, hasil uji laboratorium dan kalibrasi atau inspeksi alat.
  • Pelaku usaha diperbolehkan untuk mencantumkan informasi pada kemasan produk yang dihasilkan bahwa telah memiliki sertifikat system manajemen mutu.
  • Mendapatkan informasi yang berkaitan dengan SMM

2. Kewajiban

  • Mentaati peraturan yang dikeluarkan oleh Lembaga sertifikasi
  • Bersedia menrima audit / survailen
  • Bersedia menerima penyaksian baik dari Lembaga sertifikasi maupun KAN

Keuntungan Produsen Benih Pemegang Sertifikat Sistem Manajemen

Salah satu keutungan pelaku usaha penerap SMM adalah produk yang dihasilkan akan meningkat daya saingnya.

Khusus untuk produsen benih pemegang sertifikat SMM dari LSSM benih akan diberi kewenangan untuk melakukan pengawasan sendiri (sertifikasi mandiri) dalam proses produksi benihnya. Namun demikian standar mutu

produk yang dihasilkan harus sesuai dengan standar mutu yang dikeluarkan oleh pemerintah.

Penanganan Pelaksanaan Sertifikasi

Masyarakat dapat mengakses pelayanan sertifikasi yang dilakukan oleh Lembaga sertifikasi melalui Web site : www.agrimandirilestari.com sehingga ketidakberpihakan pelayanan dapat dijamin.

Lembaga sertifikasi akan memberikan informasi kepada klien secara obyektif tentang proses sertifikasinya.

Penanganan Banding dan Keluhan

1. Banding

  • Lembaga sertifikasi membuka peluang para klien/para pelaku usaha untuk menyampaikan permohonan banding.
  • Klien/Pelaku usaha wajib mempresentasikan banding kepada Lembaga sertifikasi.
  • Lembaga sertifikasi akan menindak lanjuti permohonan banding dengan membentuk Tim banding
  • Tim banding terdiri dari personel yang berasal dari Lembaga sertifikasi dan dari luar Lembaga sertifikasi
  • Tim akan melakukan validasi terhadap permohonan banding yang diajukan dan melakukan investigasi untuk menentukan tindakan apa yang akan dilakukan
  • Hasil keputusan banding akan disampaikan kepada pemohon melalui ketua Lembaga sertifikasi

2. Keluhan

  • Lembaga sertifikasi akan menindak lanjuti keluhan yang disampaikan oleh para klien/para pelaku usaha.
  • Lembaga sertifikasi akan membentuk tim guna melakukan evaluasi terhadap keluhan yang masuk.
  • Tim akan mengkonfirmasi keluhan tersebut terkait dengan sertifikasi atau sistem manajemennya.
  • Tim akan mencari informasi tambahan di luar penyampai keluhan untuk melengkapi data keluhan sebagai dasar verifikasi dan validasi keluhan.
  • Keputusan terhadap keluhan disampaikan kepada klien.

Konflik kepentingan

  • Seluruh personel Lembaga sertifikasi dituntut untuk bekerja secara obyektif, jujur, tanggung jawab, disiplin, tidak memihak dan sesuai prosedur yang ditetapkan, sehingga diantaranya terhindar timbulnya konflik kepentingan.
  • Apabila terjadi situasi yang mengindikasikan adanya konflik kepentingan, personel Lembaga sertifikasi maupun masyarakat umum diharapkan menginformasikan ke Lembaga sertifikasi.
  • Lembaga sertifikasi akan mencatat dan menggunakan informasi tersebut untuk melakukan identifikasi terhadap ancaman yang terjadi atau mungkin terjadi.
  • Apabila ditemukan adanya konflik kepentingan Lembaga sertifikasi akan melakukan tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Jakarta, 10 April 2017

Direktur Utama,

Agri Mandiri Lestari,

Ir.Hindarwati M.Sc.